Ngày nay do nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng tăng cao, nên có rất nhiều công ty cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp khác nhau trên thị trường để mọi người có thể lựa chọn. Dù là với công ty dịch vụ nào đi nữa thì cũng thực hiện theo một quy trình nhất định để từ đó có thể đảm bảo cung cấp dịch vụ hoàn hảo cho người sử dụng. Chúng ta cùng tìm hiểu về quy trình thực hiện cơ bản dưới đây
Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Cần nghiên cứu trước khi đi vào tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Trước khi đi vào thực hiện bất cứ một sự kiện dù lớn hay nhỏ thì cần tìm hiểu và nghiên cứu trước các thông tin cơ bản để tiến hành tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất. Với mọi loại hình sự kiện như thôi nôi, tổ chức tiệc sinh nhật, tiệc cưới hay tổ chức lễ cắt băng khai trương, khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm… đều cần có những thông tin cơ bản sau:
- Chủ đề chính của sự kiện
- Mục tiêu tổ chức sự kiện
- Thông điệp muốn đưa đến cho khách hàng
- Đối tượng khách mời và số lượng
- Thời gian địa điểm tổ chức sự kiện
- Ngân sách dự kiến cho việc tổ chức sự kiện
Ý tưởng là yếu tố quan trọng trong việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Đối với sự thành công của bất cứ một sự kiện nào cũng cần có sự kết hợp giữa nhiều yếu tố. Nhưng quan trọng nhất vẫn là ý tưởng để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Với một ý tưởng mới lạ, độc đáo đảm bảo sẽ mang đến thành công cho sự kiện và để lại ấn tượng sâu sắc cho khách hàng. Nhưng chúng ta cần cụ thể hóa ý tưởng bằng những việc dưới đây
- Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thích hợp như: công viên, nhà hàng hay khách sạn…
- Chọn được thời điểm tổ chức sự kiện thích hợp
- Ý tượng cần xoay quanh và làm nổi bật được chủ đề chính của chương trình
- Lên kế hoạch cụ thể về thời gian cho từng công việc cũng như những chương trình được thực hiện trong buổi lễ. Chú ý cần kết hợp âm nhạc, trò chơi để sự kiện được sôi động, nhưng cần liên quan đến chủ đề chính của sự kiện
- Nhân lực phục vụ sự kiện cần chuyên nghiệp đảm bảo luôn vui vẻ để tạo được sự thiện cảm cho khách mời. Cần phân công công việc một cách cụ thể để mọi người cùng có tránh nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình
- Cần chú ý đến các thiết bị trang trí sự kiện như: các bóng đèn, hoa, máy chiếu, âm thanh….để đảm bảo không có bất cứ sự cố nào xảy ra trong suốt buổi lễ
- Dự đoán và kiểm soát rủi rò tìm ẩn là việc làm hết sức cần thiết. Nó giúp chúng ta chủ động hơn trong việc xử lý mọi tình huống gặp phải
Tổ chức sự kiện trung thu
Những việc cần làm trong và sau khi kết thúc sự kiện
Sau khi đã lên kế hoạch và chuẩn bị sẵn sàng để bắt đầu sự kiện. Chúng ta vẫn cần thường xuyên quan sát từng bước trong toàn bộ kế hoạch để có những điều chỉnh về âm thanh, ánh sáng hay con người sao cho thật sự thích hợp để đạt được thành công nhất định. Cũng như có thể kịp thời xử lý các sự cố xảy ra trong thời gian diễn ra sự kiện.
Sau khi sự kiện kết thúc dù thành công hay gặp phải những vấn đề không được như ý thì chúng ta cũng cần rà soát lại công tác tổ chức để từ đó rút ra được bài học. Từ đó có được kinh nghiệm để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hoàn hảo hơn. Nhưng nếu không có thời gian thì mọi người có thể chọn công ty tổ chức sự kiện uy tín để có được một buổi lễ thành công
