Buổi lễ khánh thành là sự kiện không thể thiếu khi công trình đã hoàn thành. Tổ chức lễ khánh thành có rất nhiều hoạt động, nghi thức được thực hiện. Để có được một buổi lễ khánh thành thành công tốt đẹp các doanh nghiệp cần chú ý 2 điều cơ bản đó là quy trình tổ chức và kịch bản của lễ khánh thành. Vậy lễ khánh thành là gì? liệu bạn đã biết cách tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp và thu hút được sự chú ý của mọi người chưa? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết này bạn nhé.
Lễ khánh thành là gì?
Lễ khánh thành “Inauguration Ceremony” có thể hiểu là một sự kiện đặc biệt đánh dấu sự ra đời và bắt đầu hoạt động của một tổ chức doanh nghiệp hoặc một dự án xây dựng. Ví dụ, lễ khánh thành một nhà máy, một xưởng, một chi nhánh của công ty, một cây cầu, một dự án năng lượng gió, v.v.
Cùng với lễ khởi công – đánh dấu bước đầu tiên trong quá trình xây dựng khi đặt viên gạch nền móng đầu tiên – lễ khánh thành nhận thức đến việc hoàn thành quá trình xây dựng và bắt đầu hoạt động thực tế của dự án.
Ý nghĩa của tổ chức lễ khánh thành
Ý nghĩa về mặt tinh thần
Từ góc độ tín ngưỡng Đông Á, tổ tiên chúng ta có một câu nói “Đầu xuôi, đuôi lọt.” Khi bắt đầu bất kỳ công việc nào, bước đầu tiên thành công sẽ mang đến sự thuận lợi cho phần còn lại của công việc. Lễ khánh thành đánh dấu bước đầu tiên của một dự án kinh doanh, và việc tổ chức một lễ khánh thành thành công là vô cùng quan trọng.
Một lễ khánh thành thành công mang đến nhiều phúc lợi, một khởi đầu tốt và năng lượng tích cực cho dự án hoặc doanh nghiệp. Nó giúp cho các hoạt động kinh doanh hoặc dự án trong tương lai phát triển tốt hơn và trở nên thịnh vượng hơn.
Ý nghĩa về mặt truyền thông
Mục tiêu tiếp theo của chiến dịch truyền thông là lễ khánh thành. Đây là bước truyền thông đầu tiên cho một doanh nghiệp hoặc dự án mới thành lập. Mục đích của lễ khánh thành là quảng bá hình ảnh, thương hiệu, sản phẩm hoặc dự án xây dựng của doanh nghiệp.
Lễ khánh thành đóng góp vào việc hình thành hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường, với đối tác và đối thủ cạnh tranh. Dựa trên sức mạnh của truyền thông, hình thức quảng cáo PR và các chiến dịch khuyến mãi của lễ khánh thành, thông tin sẽ lan rộng đến nhiều người hơn, giúp họ nhận thức về dịch vụ và doanh nghiệp của bạn.
Quy trình tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp
Tổ chức lễ khánh thành là một quá trình có nhiều bước và yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Dưới đây là một số bước cơ bản để tổ chức một lễ khánh thành:
Lên kế hoạch tổ chức cho lễ khánh thành
Lên kế hoạch tổ chức cho lễ khánh thành là quá trình tạo ra một kế hoạch chi tiết để tổ chức sự kiện đặc biệt này một cách hiệu quả và thành công. Quá trình này thường bao gồm các bước như sau:
- Xác định mục tiêu của sự kiện: Xác định mục tiêu của lễ khánh thành để có thể tạo ra các hoạt động và sự kiện phù hợp.
- Lên kế hoạch chi tiết: Xác định các hoạt động, chương trình, vị trí, thời gian, ngân sách, nhân lực cần thiết để tổ chức lễ khánh thành.
- Lên kế hoạch truyền thông: Quảng bá và tiếp cận đối tượng khán giả, đối tác và khách hàng quan trọng thông qua các kênh truyền thông phù hợp.
- Thiết kế trang trí: Thiết kế phù hợp với mục đích và tiêu chí của sự kiện để tạo ra không gian và không khí phù hợp.
- Lên kế hoạch an ninh và an toàn: Đảm bảo an ninh và an toàn cho khách hàng, đối tác và người tham gia sự kiện.
- Quản lý và điều phối: Thực hiện quản lý và điều phối các hoạt động để đảm bảo lễ khánh thành được tổ chức một cách suôn sẻ.
- Đánh giá và phản hồi: Đánh giá kết quả của sự kiện để cải thiện trong các lần tổ chức sự kiện tiếp theo.
Tiến hành tổ chức lễ khánh thành
Tiến hành tổ chức lễ khánh thành là quá trình triển khai kế hoạch được lên để tổ chức sự kiện lễ khánh thành một cách thành công. Quá trình này bao gồm các bước sau:
- Chuẩn bị địa điểm: Thiết kế và trang trí địa điểm cho sự kiện, đảm bảo phù hợp với mục đích của lễ khánh thành.
- Điều phối đội ngũ nhân viên: Bố trí và phân công nhiệm vụ cho đội ngũ nhân viên để thực hiện các hoạt động trong suốt sự kiện.
- Kiểm tra thiết bị và trang thiết bị: Kiểm tra và chuẩn bị các thiết bị và trang thiết bị cần thiết cho sự kiện, đảm bảo chúng được hoạt động tốt.
- Quản lý chương trình: Quản lý và thực hiện chương trình sự kiện một cách suôn sẻ, đảm bảo tất cả các hoạt động được diễn ra đúng thời gian và đúng trình tự.
- Điều phối đối tượng khách hàng: Điều phối và hướng dẫn đối tượng khách hàng trong suốt sự kiện.
- Đảm bảo an toàn và an ninh: Đảm bảo an toàn và an ninh cho khách hàng, đối tác và nhân viên trong suốt sự kiện.
- Đánh giá và phản hồi: Đánh giá kết quả của sự kiện và nhận phản hồi từ đối tượng khách hàng và đối tác, từ đó cải thiện sự kiện cho lần tiếp theo.
Tóm lại, tiến hành tổ chức lễ khánh thành đòi hỏi sự chuẩn bị và điều phối kỹ lưỡng, quản lý chương trình và đảm bảo an toàn và an ninh trong suốt sự kiện.
Kịch bản của lễ khánh thành
Đón khách mời tham dự sự kiện
Đây là bước đầu tiên để khách mời nhận diện thương hiệu của bạn trước khi chính thức tham gia buổi lễ khánh thành. Vì vậy đội ngũ lễ tân đứng ở cổng chào phải tiếp đón nồng nhiệt đồng thời về trang phục đồng loạt mặc áo dài truyền thống, trùng khớp với tông màu logo thương hiệu của doanh nghiệp. Các nhân viên đứng quầy check-in hỗ trợ khách mời ổn định chỗ ngồi cũng đồng nhất về trang phục để tránh sự chi phối khi di chuyển.
Các nhân viên phụ trách công việc này đều phải giữ vững phong thái trang trọng khi đón tiếp khách mời. Đồng thời hỗ trợ khách mời tận tâm, niềm nở. Điều này thể hiện sự quan tâm đặc biệt sâu sắc của doanh nghiệp dành cho mỗi vị khách tham dự. Đây là yếu tố quyết định tạo ấn tượng cho khách mời khi vừa bước chân đến sự kiện.
Chương trình văn nghệ
Sau khi những khách mời, đại biểu ổn định chỗ ngồi, MC sẽ giới thiệu các tiết mục văn nghệ mở màn chào mừng buổi lễ. Các tiết mục nhằm tạo không khí náo nhiệt cho lễ cắt băng khánh thành và tăng hứng thú cho những người tham gia sự kiện.
Nội dung:
MC mời các những người biểu diễn các tiết mục văn nghệ được chuẩn bị sẵn lên sân khấu trình diễn.
MC cảm ơn đội trình diễn trên sân khấu.
Trống hội và đội lân trình diễn chào mừng khách mời để tạo không khí náo nhiệt.
Lưu ý:
Chuẩn bị sẵn nhạc theo yêu cầu của người trình diễn
Đội múa lân, đội trống luôn phải chuẩn bị sẵn sàng
Khai mạc và giới thiệu đại biểu
Sau khi các tiết mục văn nghệ chào mừng kết thúc, MC bắt đầu tiến hành khai mạc buổi lễ và giới thiệu những đại biểu, khách mời có mặt tham gia sự kiện.
Nội dung:
- MC thu hút sự chú ý của khách mời tham gia buổi lễ
- MC giới thiệu thành phần khách mời đến dự
- MC giới thiệu khái quát về tổng thể chương trình
Giới thiệu về công trình sắp được khánh thành
Sau khi chia sẻ những cảm xúc, suy nghĩ về buổi lễ, đại diện chủ đầu tư sẽ được mời giới thiệu về công trình sắp được khánh thành.
Nội dung: MC mời đại diện chủ đầu tư, đơn vị hoặc công ty lên phát biểu, giới thiệu về công trình sắp được khánh thành để giúp khách quan biết rõ hơn về ý định của doanh nghiệp
Lưu ý:
- Nếu bài phát biểu của chủ đầu tư, đơn vị hoặc doanh nghiệp là tiếng nước ngoài, MC cần phải phiên dịch lại (đã có sự chuẩn bị sẵn từ trước)
- Chuẩn bị sẵn nhạc khi các đại diện phát biểu bước lên sân khấu
- Thời gian của quy trình này diễn ra khoảng 15 phút
Nghi thức cắt băng khánh thành
Đây chính là nghi thức và trọng tâm nhất của buổi lễ khánh thành. Cần được thể hiện tính long trọng và hào hùng. Đại diện sự phát triển hưng thịnh của doanh nghiệp trong tương lai.
Đội ngũ lễ tân sẽ cùng mang băng khánh thành lên khán đài. MC sẽ mời lần lượt các vị đại biểu lên cắt băng với giọng đọc trang trọng nhất. Đây chính là giây phút vàng son lịch sử của doanh nghiệp, khi sự hiện diện của họ chính thức được công nhận trên thương trường.
Buổi tiệc nhẹ chiêu đãi
Để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và chân thành về sự có mặt của các khách mời có mặt trong buổi lễ khánh thành. Một buổi tiệc buffet/ teabreak chính là một sự lựa chọn hoàn hảo nhất. Nó như một sự quan tâm tinh tế từ phía doanh nghiệp dành cho khách mời. Ở góc độ kinh tế, thì đó như một cầu nối để gắn kết các doanh nghiệp lại với nhau để cùng phát triển bền vững.
Bế mạc buổi lễ, tặng quà khách tham dự
Phần cuối cùng trong kịch bản lễ khánh thành chính là phần bế mạc và tặng quà khách mời.
- MC mời vị đại diện nhà đầu tư, chủ đơn vị, công ty lên bế mạc buổi lễ và cảm ơn các vị khách mời, đại biểu đã đến dự buổi lễ
- Lễ tân xếp thành hàng tại lối ra để tiễn khách, tặng quà cho khách trong lúc khách mời ra về.
Đơn vị tổ chức lễ khánh thành uy tín và chuyên nghiệp
Hiện nay ở Tp.HCM có nhiều đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, trong số đó phải kể tới Sự Kiện Ngàn Thông. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, tổ chức thành công hàng ngàn sự kiện có quy mô lớn, nhỏ khác nhau đã tạo được niềm tin vững chắc cho khách hàng.
Vì vậy nếu quý công ty có nhu cầu tổ chức lễ khánh thành hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tối đa. Ngàn Thông tự tin giúp khách hàng có được kịch bản ấn tượng, hoàn hảo nhất đem đến sự thành công mỹ mãn về sự kiện khánh thành được tổ chức sắp tới!
