Rủi ro khi tổ chức sự kiện rất dễ xảy ra và có thể xảy ra với bất cứ công đoạn nào. Quan trọng không phải là rủi ro nào mà là cách chúng ta kiểm soát và xử lý rủi ro ra sao để chương trình vẫn diễn ra một cách trơn tru, thành công. Với kinh nghiệm lâu năm trong ngành sự kiện, sau đây Công ty tổ chức sự kiện Ngàn Thông sẽ chia sẻ cho bạn những rủi ro thường gặp trong các chương trình sự kiện.
Rủi ro trong tổ chức sự kiện là gì?
Rủi ro trong sự kiện hay tổ chức sự kiện được hiểu là các hoạt động có thể diễn ra ngoài kế hoạch của sự kiện. Nó có ảnh hưởng trực tiếp đến diễn biến hay chương trình sự kiện đang diễn ra. Thông thường các rủi ro do các nhân tố con người, thiết bị, thực phẩm hay yếu tố thời tiết chi phối. Các yếu tố do con người như: Trật tự, an ninh, ngộ độc thực phẩm hay thời tiết bất lợi cho sự kiện.
8 rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện có thể đem lại nhiều lợi ích như tạo nên mối quan hệ tốt đẹp giữa khách hàng và doanh nghiệp, quảng bá hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp, tăng doanh số bán hàng, tạo dịp gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm giữa các doanh nghiệp,… Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện cũng đem lại nhiều rủi ro và thách thức. Dưới đây là một số rủi ro trong tổ chức sự kiện:
+ Thiếu kế hoạch: việc không có kế hoạch hoặc kế hoạch chưa đầy đủ, sẽ làm cho sự kiện bị thất bại hoặc không đạt được mục tiêu đề ra
+ Thời gian: thiếu thời gian chuẩn bị có thể dẫn đến thiếu sót trong việc tổ chức và làm cho sự kiện không thành công
+ Ngân sách: không có ngân sách đủ để tổ chức một sự kiện hoành tráng cũng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện
+ Chọn địa điểm không phù hợp: lựa chọn địa điểm không phù hợp hoặc không đảm bảo an toàn sẽ làm cho sự kiện bị hỏng hoặc có thể gây ra tai nạn
+ Thiếu nhân sự: không có đội ngũ nhân sự đủ năng lực để quản lý sự kiện sẽ gây ra nhiều khó khăn trong việc điều hành và phục vụ khách hàng
+ Vấn đề kỹ thuật: lỗi kỹ thuật hoặc thiết bị không hoạt động đúng cách có thể gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến sự kiện
+ Không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng: không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng có thể làm cho họ cảm thấy không hài lòng và ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp.
+ Không đảm bảo an toàn và sức khỏe cho khách hàng và nhân viên: việc không đảm bảo an toàn và sức khỏe cho khách hàng và nhân viên có thể gây ra tai nạn và ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp
Các phương án dự phòng rủi ro cho sự kiện
Để có cách xử lý đúng lúc kịp thời khi rủi ro xuất hiện thì đơn vị tổ chức sự kiện cần có một kế hoạch hay cách phương án dự phòng tránh để ảnh hưởng đến sự kiện đang diễn ra.
Lập kế hoạch dự phòng
Đây là các thức thông dụng được áp dụng rộng rãi. Cùng với việc lên kế hoạch cho diễn biến của sự kiện được tổ chức, thì event manager đồng thời cũng lập luôn kế hoạch dự phòng. Các rủi ro sẽ được liệt kê mang tính chất dự trù, suy đoán, tính toán.
Để các dự đoán có khả năng chính xác cao đòi hỏi event manager phải trả lời các câu hỏi liên quan đến các vấn đề. Ví dụ như ngày hôm đó có mưa, hay bão, hoặc nắng nóng hay không? Sẽ có ai xuất hiện ngoài khách mời hay không? Nếu có quá nhiều trẻ con trong sự kiện thì an toàn có được đảm bảo? Hay liệu thiết bị hỏng hay hoạt động không tốt thì có cách nào để khắc phục nhanh chóng hay không?
Từ việc xách định chính xác các khả năng cũng như tình huống có thể xảy ra. Ta đưa ra được các phương án dự trù về nhân lực, thiết bị thay thế, hay thiết kế riêng biệt để xử lý, trang bị các thiết bị cũng như các vật dụng khi thời tiết bất lợi.
Tiên đoán dựa trên sự kiện tương tự
Đối với cách này ta dùng khả năng dự doán so sánh với các sự kiện tương tự. Với các kinh nghiệm rút ra từ việc xử lý các tình huống đã phát sinh trước đó mà chuẩn bị phương án ứng phó. Với cách thực hiện này khả năng chính xác tương đối, đối với các rủi ro chưa xuất hiện thì sẽ gặp khó khăn trong việc xử lý.
Trên đây là những rủi ro khi tổ chức sự kiện. Không phải lúc nào sự kiện cũng được diễn ra theo ý muốn do đó việc nắm được các tình huống sự cố trong sự kiện sẽ giúp bạn phòng tránh và biết cách xử lý khi có sự cố xảy ra.
Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì hãy đến với Công ty Ngàn Thông. Chuyên gia tổ chức sự kiện uy tín được nhiều đối tác lớn tin tưởng. Với thế mạnh hoạt động lâu năm trong ngành, Ngàn Thông tin rằng khách hàng sẽ không bao giờ phải thất vọng khi lựa chọn chúng tôi.
