Tổ Chức Hội Thảo Chuyên Nghiệp

Các bước tổ chức chương trình hội thảo từ A-Z

Ngày đăng: 14/08/2020 Chia sẽ bởi: skntadmin Chuyên mục: Tin tức Lượt xem: 134 lượt

Các sự kiện thành công luôn cần một kế hoạch tỉ mỉ trước khi tổ chức. Sự chuyên nghiệp được khách hàng đánh giá khi trải nghiệm hội thảo – hội nghị của doanh nghiệp. Thật ra, tổ chức chương trình hội thảo thành công không quá khó. Hãy cùng Sự kiện Ngàn Thông tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Chuẩn bị tổ chức chương trình hội thảo kỹ càng qua các bước

Các bước chuẩn bị cần thiết không thể thiếu để tổ chức hội thảo thành công tốt đẹp như sau:

Chủ đề cho chương trình hội thảo

Chủ đề được ví von là linh hồn của sự kiện, chủ đề như phương hướng để mọi công đoạn được xây dựng dựa trên đó. Quy trình tổ chức như một hệ thống bánh răng cùng hoạt động, mọi bánh răng quay khớp với nhau trơn tru sẽ tạo ra một sự kiện thành công. Nhìn chung, xây dựng chủ đề rất quan trọng, chúng được xem như câu chuyện muốn mang lại vào hôm sự kiện diễn ra.

Lên ý tưởng chủ đề cho hội thảo

Lên ý tưởng chủ đề cho hội thảo

Làm việc với khách mời, diễn giả

Hội thảo luôn có sự xuất hiện của khách mời nổi tiếng, diễn giả, đây là một trong những lý do thu hút người tham gia chỉ sau chủ đề hấp dẫn. Ban tổ chức nên làm việc trước với dàn khách mời, bàn bạc rõ với họ về nội dung buổi trò chuyện, thời gian họ dành cho cuộc trao đổi,… Đưa ra sự thống nhất từ các bên thật chi tiết để tránh những thiếu xót đáng tiếc, ngoài ra để đúng thời gian biểu chương trình.

Trong trường hợp, diễn giả không kiểm soát được thời gian, ban tổ chức sẽ nhắc khéo họ. Ngoài ra, đối với những khách mời ở xa đến, bạn phải sắp xếp chỗ ăn ở cho họ, sao cho thuận tiện nhất cho sự kiện.

Hoàn chỉnh nội dung cho chương trình hội thảo

Hoàn chỉnh nội dung cho chương trình hội thảo

Xác định địa điểm tổ chức chương trình hội thảo

Không dễ dàng để tìm nơi tổ chức sự kiện phù hợp, địa điểm tổ chức hội thảo phụ thuộc vào mục đích của công ty. Đối với những hội thảo quy mô nhỏ, số lượng người tham gia ít bạn có thể chọn một nơi có không gian vừa đủ như quán cà phê, nhà hàng,…

Đối với những sự kiện quy mô vừa – lớn, bạn nên hợp tác với công ty tổ chức sự kiện để chắc chắn rằng hội thảo thành công tốt đẹp. Khi tự tổ chức, nếu bạn là dân không chuyên rất khó để ước lượng được ngân sách cần chi tiêu, và các hạng mục phải có trong sự kiện.

Hiện nay các dịch vụ tổ chức hội thảo – hội nghị được các đơn vị cung cấp hết sức hợp lý. Bạn chỉ việc đưa ra những yêu cầu và chi phí dự trù, họ sẽ lên kế hoạch vào báo giá cho bạn, rất dễ dàng và tiện lợi.

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Những công đoạn cần thiết tổ chức hội thảo

Những bước chuẩn bị luôn “đắt giá”, sự chỉnh chu mang đến thành công ngoài mong đợi cho bạn. Những thiết bị dành cho sự kiện như đèn, âm thanh, banner, màn hình led,… tất cả đều quan trọng như nhau. Mỗi một thiết bị đều có công dụng nhất định trong buổi hội thảo. Đặc biệt là âm thanh phải to rõ, màn hình led để mọi người tiện theo dõi những nội dung đang được trình bày.

Điều này phải tiến hành khi mà đây là một buổi hội thảo thu phí hoặc cũng có thể mở cửa tự do. Bạn chắc chắn phải tổ chức truyền thông ,tuyên truyền để đạt được số lượng thành viên tham dự như mong muốn. Ngày nay, quảng bá sự kiện không còn quá khó khăn, nếu sự kiện không quá lớn phải xuất hiện trên những kênh truyền thông đại chúng, thì ban tổ chức sử dụng mạng xã hội, diễn đàn để quảng bá hội thảo.

Tốt nhất, bạn nên thực hiện đăng kí tham gia để ước lượng số người tham dự, nếu có thu phí thì thu trước khi sự kiện diễn ra. Đa phần hiện nay mọi người thu phí theo hình thức chuyển khoản trước, trong trường hợp người tham dự muốn đến tận nơi đống tiền thì cần chuẩn bị người thu tiền.

Tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Trên đây là các bước bạn cần thực hiện khi tổ chức chương trình hội thảo mà Sự kiện Ngàn Thông muốn chia sẻ với quý bạn đọc. Hy vọng với những thông tin trên giúp ích quý khách hàng chuẩn bị một kế hoạch thật tốt cho buổi hội thảo sắp tới của mình. Ngoài ra, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ các đơn vị tổ chức hội thảo – hội nghị theo yêu cầu. Liên hệ ngay với chúng tôi để trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp.

Mời bạn xem thêm:

liên hệ với chúng tôi

Bài viết liên quan